Chief Executive Assistant (CEA) - Condado Naranjo Z4 Mixco

Brindar apoyo administrativo y personal de alto nivel, garantizando la organización eficiente de actividades, documentación y agendas ejecutivas. La posición asegura la coordinación oportuna de reuniones ordinarias y extraordinarias, la gestión de comunicaciones internas y externas, y el acompañamiento en tareas estratégicas que faciliten la toma de decisiones. Se requiere disponibilidad para atender eventos, reuniones y solicitudes fuera del horario regular cuando sea necesario, manteniendo siempre un alto nivel de confidencialidad, eficiencia y profesionalismo.

Principales Responsabilidades:

-Administrar calendarios y agendas (individuales y de equipo), priorizando compromisos y bloqueando tiempos críticos.

-Coordinar reuniones ordinarias y extraordinarias: convocatorias, confirmaciones, recordatorios, logística, salas y tecnología.
Redactar, revisar y dar formato a documentos, minutas, presentaciones y reportes ejecutivos.

-Gestionar correspondencia física y digital; filtrar llamadas y correos, y responder en nombre de la dirección cuando aplique.

-Servir como punto de contacto entre la dirección, colaboradores, clientes y proveedores.

-Mantener la confidencialidad de información sensible y gestionar autorizaciones de acceso.

-Manejar con criterio situaciones urgentes, escalando oportunamente según protocolos.

-Coordinar viajes nacionales e internacionales: itinerarios, boletos, hospedaje, viáticos, transporte y seguros.
Preparar carpetas de viaje (agenda, contactos clave, documentos, reservas, respaldos).
Reprogramar rápida y eficazmente ante cambios o imprevistos.

-Elaborar requisiciones, órdenes de compra y seguimiento de facturas.

-Controlar reembolsos y viáticos; conciliación simple con soporte documental.

-Dar soporte a presupuestos del área (registro, monitoreo y alertas de desvíos).

-Apoyar en gestiones personales autorizadas relacionadas con la agenda ejecutiva (reservas, trámites, logística).
Coordinar mensajería y recados personales de forma discreta y priorizada.

-Contar con disponibilidad para reuniones extraordinarias y solicitudes urgentes fuera de horario.
Responder con prontitud en situaciones críticas, garantizando continuidad operativa.