Asistente Administrativo – Gerencia AyB (Sistemas, Compras y Control Operativo)

PROPÓSITO GENERAL DEL PUESTO

El Asistente Administrativo de A&B es un rol estratégico-operativo responsable de estructurar, ejecutar y mantener el sistema administrativo del departamento, garantizando control, orden y continuidad operativa.

Su función principal no es asistir, sino asegurar que el sistema funcione correctamente en el día a día, actuando directamente sobre:

Compras y abastecimiento

Sistemas (Micros / Simphony)

Inventarios y control de insumos

Estructuración de información operativa

Este puesto tiene impacto directo en la operación del club.
Errores en este rol afectan servicio, costos y ejecución.

El colaborador será el punto de conexión entre: cocina, bodega, proveedores, administración y gerencia.



ENFOQUE DEL PUESTO

Este no es un puesto administrativo tradicional.

Es un rol de:

Ejecución

Control

Resolución de problemas

Construcción de sistemas operativos reales

El desempeño se mide por resultados operativos, no por intención.



RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

1. Administración de Sistemas (Micros / Simphony)

Programar, actualizar y mantener:

Menús

Recetas

Botones de venta

Estructuras de precios

Validar consistencia entre:

Ventas

Costos

Inventarios

Generar reportes de:

Ventas

Descuentos

Promociones

Propinas

Cierres diarios

Administrar usuarios y accesos

Participar activamente en:

Migración a Oracle Simphony

Configuración del sistema

Pruebas y validaciones

Coordinación con Oracle y asesor del proyecto

2. Gestión de Compras y Abastecimiento (CRÍTICO)

Planificar y ejecutar compras semanales del departamento

Asegurar:

Cero faltantes en operación

Cumplimiento de tiempos de entrega

Control de calidad de insumos

Gestionar:

Cotizaciones

Comparativos de proveedores

Seguimiento de pedidos

Mantener actualizado:

Catálogo maestro

Base de proveedores

Precios

Coordinar con:

Bodega

Cocina

Proveedores

Documentar cualquier desviación operativa

3. Inventarios y Control Operativo

Participar en:

Inventarios semanales

Inventarios mensuales

Detectar:

Variaciones

Pérdidas

Inconsistencias

Apoyar en:

Análisis de costos

Control de consumos

Asegurar que la información sea:

Precisa

Actualizada

Utilizable para toma de decisiones

4. Desarrollo del Ecosistema Administrativo

Responsable de construir y mantener:

Sistema de recetas estandarizadas

Sistema de producción

Sistema de requisiciones

Sistema de inventarios

Herramientas de control y análisis

El objetivo es que el sistema:

Funcione en operación real

Sea sostenible

Reduzca errores

5. Gestión Administrativa y Seguimiento

Dar seguimiento a:

Pagos

Requisiciones

Solicitudes internas

Mantener orden en:

Documentación física

Documentación digital

Preparar reportes para gerencia

Dar soporte directo al Gerente de A&B



INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO (KPIs)

Cero faltantes en operación

Cumplimiento de compras semanales

Precisión en inventarios

Avance en implementación de sistemas

Calidad y confiabilidad de la información

Cumplimiento de entregas semanales



COMPETENCIAS TÉCNICAS

Excel intermedio-avanzado (obligatorio)

Capacidad de análisis de datos

Organización estructurada de información

Interés en automatización y sistemas

Conocimiento o interés en POS (Micros / Simphony)



COMPETENCIAS PERSONALES

Alto nivel de responsabilidad

Orden y atención al detalle

Capacidad de ejecución

Pensamiento lógico y estructurado

Trabajo bajo presión

Comunicación clara



EXPERIENCIA

No se requiere experiencia extensa

Se valora experiencia en:

administración

compras

inventarios

operaciones



CONDICIONES DEL PUESTO

Salario base: Q6,750

Bono de incentivo: Q250

Bono trimestral: Hasta Q4,000 sujeto a desempeño

Beneficios:

Alimentación diaria

Capacitación

Desarrollo profesional



HORARIO

Lunes a viernes: 8:00 AM – 5:00 PM

Sábado: 8:00 AM – 12:00 PM

Flexibilidad según operación



NATURALEZA DEL PUESTO

Este puesto tiene un impacto directo en la estabilidad de la operación.

Si el sistema funciona → la operación fluye

Si el sistema falla → la operación se ve afectada



MENSAJE FINAL

Este no es un puesto para aprender desde cero.

Es un puesto para:

Resolver

Ejecutar

Construir

El crecimiento dentro del rol dependerá directamente de la capacidad del colaborador para generar resultados reales en la operación.