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RIAH recomienda
Asistente Administrativa/Delegated Buyer
Detalles
Tipo de oferta
Profesional
Ubicación
Presencial; Guatemala, Guatemala, Guatemala
Área de trabajo
Administración
Tipo de cargo
Administrativo
Jornada
No definido
Contrato
Otro
Requisitos
Experiencia:
Indiferente (de 0 a más de 20 años de experiencia)
Carrera(s):
Licenciatura en administración de empresas
Descripción del puesto
Proporcionar apoyo administrativo eficiente, oportuno y de alto nivel administrativo, desempeñando además funciones propias de recepción, como la atención a visitantes, gestión de llamadas y coordinación de accesos. Demostrar un sólido conocimiento, procedimientos, métodos y prácticas internas. Asimismo, asumir responsabilidades administrativas específicas del área.
Atender y gestionar llamadas telefónicas, filtrando y canalizando las comunicaciones, así como tomar y transmitir mensajes de manera precisa y oportuna, tanto de fuentes internas como externas. Garantizar una atención ágil, cordial y profesional a quienes llaman o visitan el área, y derivar consultas más complejas al personal administrativo o directivo correspondiente.
Realizar diversas tareas administrativas con criterio propio y alto grado de discreción, planificando, organizando y gestionando la carga de trabajo para asegurar su ejecución con precisión y dentro de los plazos establecidos. Entre estas actividades se incluyen la preparación de documentos y materiales de presentación; elaboración de ordenes de compra, seguimiento del proceso en el sistema, desde la emisión de la orden de compra, envío y seguimiento del proveedor en el registro de la misma en el sistema.
Provee apoyo para Recursos Humanos en actividades de empleados, gestión, revisión y respuesta de correspondencia, consultas y llamadas telefónicas; la toma y seguimiento de mensajes; la redacción de cartas y comunicaciones oficiales; la elaboración y distribución de actas; así como el archivo y la organización de la documentación.
Coordinar reuniones internas y externas, asegurando su correcta planificación y desarrollo sin contratiempos. Esto incluye la programación de agendas.
Administrar y organizar la compra de suministros de papel, librería. Coordinando junto a la Asistente de Gerencia las tareas de mantenimiento básico para asegurar su correcto funcionamiento (por ejemplo, limpieza, reposición de papel y cambio de tóner). Mantener el inventario de material y equipos de oficina actualizado, garantizando su orden y buen estado, así como coordinar la resolución de incidencias relacionadas con reparaciones, reemplazos o configuraciones necesarias.
Capacidad para comunicarse eficazmente a todos los niveles, tanto por escrito como verbalmente.
Altamente organizado/a; habilidades analíticas; orientación al servicio.
Sentido de urgencia.
Motivado/a.
Responsable.
Debe ser capaz de trabajar sin supervisión.
Debe tener un trato telefónico agradable y una actitud profesional.
Gran atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples tareas.
Debe cumplir con las tareas asignadas.
Excelentes habilidades interpersonales.
Capacidad para establecer y priorizar la agenda de gestión de manera efectiva.
Capacidad para cumplir con los plazos en un entorno dinámico y para actuar con discreción en el manejo de asuntos confidenciales.
Licenciatura en Admiistración de Empresas
• 2-3 años de experiencia en soporte administrativo/oficial
• Se considerará cualquier combinación adecuada de educación, certificaciones y/o experiencia laboral relevante.
• Título de bachillerato / maestra de educacion o equivalente
• Experiencia avanzada en aplicaciones de sistemas ofimáticos.
• MS-Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Dominio del software y equipo estándar de oficina; conocimientos sobre el uso de Internet y del correo electrónico; Excelentes habilidades verbales y escritas en el idioma local.
Atender y gestionar llamadas telefónicas, filtrando y canalizando las comunicaciones, así como tomar y transmitir mensajes de manera precisa y oportuna, tanto de fuentes internas como externas. Garantizar una atención ágil, cordial y profesional a quienes llaman o visitan el área, y derivar consultas más complejas al personal administrativo o directivo correspondiente.
Realizar diversas tareas administrativas con criterio propio y alto grado de discreción, planificando, organizando y gestionando la carga de trabajo para asegurar su ejecución con precisión y dentro de los plazos establecidos. Entre estas actividades se incluyen la preparación de documentos y materiales de presentación; elaboración de ordenes de compra, seguimiento del proceso en el sistema, desde la emisión de la orden de compra, envío y seguimiento del proveedor en el registro de la misma en el sistema.
Provee apoyo para Recursos Humanos en actividades de empleados, gestión, revisión y respuesta de correspondencia, consultas y llamadas telefónicas; la toma y seguimiento de mensajes; la redacción de cartas y comunicaciones oficiales; la elaboración y distribución de actas; así como el archivo y la organización de la documentación.
Coordinar reuniones internas y externas, asegurando su correcta planificación y desarrollo sin contratiempos. Esto incluye la programación de agendas.
Administrar y organizar la compra de suministros de papel, librería. Coordinando junto a la Asistente de Gerencia las tareas de mantenimiento básico para asegurar su correcto funcionamiento (por ejemplo, limpieza, reposición de papel y cambio de tóner). Mantener el inventario de material y equipos de oficina actualizado, garantizando su orden y buen estado, así como coordinar la resolución de incidencias relacionadas con reparaciones, reemplazos o configuraciones necesarias.
Capacidad para comunicarse eficazmente a todos los niveles, tanto por escrito como verbalmente.
Altamente organizado/a; habilidades analíticas; orientación al servicio.
Sentido de urgencia.
Motivado/a.
Responsable.
Debe ser capaz de trabajar sin supervisión.
Debe tener un trato telefónico agradable y una actitud profesional.
Gran atención al detalle y capacidad para gestionar múltiples tareas.
Debe cumplir con las tareas asignadas.
Excelentes habilidades interpersonales.
Capacidad para establecer y priorizar la agenda de gestión de manera efectiva.
Capacidad para cumplir con los plazos en un entorno dinámico y para actuar con discreción en el manejo de asuntos confidenciales.
Licenciatura en Admiistración de Empresas
• 2-3 años de experiencia en soporte administrativo/oficial
• Se considerará cualquier combinación adecuada de educación, certificaciones y/o experiencia laboral relevante.
• Título de bachillerato / maestra de educacion o equivalente
• Experiencia avanzada en aplicaciones de sistemas ofimáticos.
• MS-Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
• Dominio del software y equipo estándar de oficina; conocimientos sobre el uso de Internet y del correo electrónico; Excelentes habilidades verbales y escritas en el idioma local.
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